Sumienna analiza plus spora dawka intuicji,
czyli kulisy pracy działu logistyki w Organique  

W kolejnej odsłonie kulis powstawania kosmetyków Organique przyjrzymy się pracy swoistego centrum dowodzenia. To dział logistyki, który dba o to, żeby wszystko było zgodnie z terminem. O swojej przygodzie opowiedzą specjaliści ds. planowania produkcji i zaopatrzenia - Jacek Gotfryd oraz Adam Pabich

Małgorzata Zdziebko – Zięba: Wasze pierwsze doświadczenie z Organique?

Jacek Gotfryd: Wcześniej pracowałem jako kierownik magazynu, następnie planista produkcji w branży meblarskiej. Planowanie to jest coś co najbardziej lubię robić. W Organique pracuję już ponad 7 lat. Przyjechałem z Krakowa, gdzie ówcześnie mieszkałem, żeby zobaczyć jak to wygląda. Zapoznawałem się ze specyfiką pracy przez 3 dni i spodobało mi się. Podjąłem ostateczną decyzję, przyjąłem tę posadę i przeprowadziłem się do Wrocławia.

Adam Pabich: Kiedy zacząłem pracę w Organique miałem 23 lata. To było 13 lat temu. Byłem w tym czasie otwarty na zmiany w życiu zawodowym, znalazłem ofertę pracy w Organique i odpowiedziałem na nią z założeniem, że raczej będzie to zajęcie sezonowe. Wtedy nawet by mi do głowy nie przyszło, że moja przygoda tutaj będzie trwała do dzisiaj. Początkowo pracowałem przy ręcznym wygniataniu kul kąpielowych oraz produkcji pianek myjących i peelingów. Po jakimś czasie okazało się, że jest ogromny popyt na te produkty, produkowaliśmy ich coraz więcej, trzeba było rozbudować dział. Zaproponowano mi koordynowanie prac, następnie zostałem kierownikiem.

MZZ: Teraz zajmujesz już inne stanowisko?

AP: Tak, pojawiła się potrzeba wsparcia w planowaniu. Miałem już spory staż w firmie i potrzebne umiejętności, zatem podjąłem wyzwanie.

MZZ: Wasz dział zajmuje się planowaniem produkcji i logistyką Laik może sobie wyobrażać bardzo różny zakres działań. W każdej firmie to wygląda zupełnie inaczej. Zapytam zatem jak wygląda Wasza praca? Czym się tak naprawdę zajmujecie?

JG: Planowanie produkcji polega na ciągłej analizie. Sprawdzamy stany magazynowe i obserwujemy sprzedaż, żeby potem zabezpieczyć towar w magazynie.

MZZ: Rozumiem, że analiza odnosi się do porównywania sprzedaży i stanów magazynowych w konkretnych miesiącach w poprzednich latach?

JG: Owszem, patrzymy historycznie, oczywiście biorąc pod uwagę zmiany, które zachodzą w międzyczasie. Musimy obserwować na bieżąco jak wygląda sprzedaż, żeby mieć jak najprecyzyjniejsze dane.

AP: Dużo jest w tym wszystkim intuicji. Dzięki temu, że pracujemy tu już naprawdę kawał czasu i znamy dynamikę marki na rynku, potrafimy przewidzieć część zmian.

MZZ: W ofercie Organique pojawiają się nowe produkty, również linie limitowane.  Dla Was pewnie jest to większe wyzwanie i czas wzmożonej pracy?

JG: To wszystko jest ustalane dużo wcześniej. Staramy się tak zorganizować pracę, żeby wiedzieć o takich planach co najmniej pół roku przed planowaną premierą. Czas oczekiwania na samą dostawę surowców i opakowań trwa czasami 3, do 4 miesięcy. Do tego sama nasza produkcja trwa około miesiąca. Na koniec znakowanie. Dlatego musimy mieć produkt dużo wcześniej, zanim jeszcze trafi na rynek.

MZZ: Wygląda na to, że to bardzo dynamiczna praca – trzeba ciągle analizować i trzymać rękę na pulsie?

JG: Owszem, tutaj jest ogromna dynamika. Zamawiamy surowce na określony termin, a czekamy na nie czasem nawet 120 dni. Na każdym etapie musimy sprawdzać, kiedy dany składnik do nas dotrze. Mając termin premiery kosmetyku, musimy być pewni, że dużo wcześniej będziemy mieli na miejscu komplet surowców.

AP: Surowiec, który przyjmujemy do magazynu nie jest od razu dostępny. Żeby można było go zastosować potrzebujemy kompletu dokumentów. Do tego kontrola jakości musi go sprawdzić.

MZZ: Poukładajmy to trochę. Na pierwszym etapie analizujecie i zamawiacie określony surowiec, potem przyjmujecie go na stan magazynowy. To, że jest fizycznie, nie jest równoznaczne z jego dostępnością dla działu produkcyjnego?

AP: W momencie przyjęcia go do magazynu, sprawdzamy kompletność dokumentów, dział jakości przeprowadza kontrolę, potem wprowadzamy go do systemu, z którego korzysta dział produkcji.

MZZ: Na jakim etapie wdrożenia nowego produktu zaczyna się Wasza rola w procesie?

JG: Nasza praca zaczyna się w momencie, kiedy wiemy jaki będzie skład produktu. W tym samym czasie dział graficzny zaczyna tworzyć etykiety. Dostajemy od technologa potrzebne dane i zaczynamy wyścig z czasem;)

MZZ: Tak naprawdę jesteście takim swoistym łącznikiem pomiędzy różnymi działami.

JG: To jest specyfika naszej pracy. Musimy współpracować z każdym działem. To my jesteśmy łącznikami, musimy mieć wiedzę na jakim etapie są poszczególne prace. My tak naprawdę pierwsi wiemy kiedy będzie gotowy produkt.

MZZ: Zajmujecie się wyłącznie planowaniem, czy również uczestniczycie w procesie zakupów?

JG: Generujemy zapotrzebowanie na surowce, sprawdzamy ile danego produktu potrzeba i jakie jest minimum zamówienia u dostawcy. Tak naprawdę jesteśmy od liczb, zakupami zajmuje się przeznaczony do tego dział.

AP: Musimy podjąć sporo trudnych decyzji. Często minimum zamówienia konkretnego składnika jest nieporównywalnie wyższe od naszego zapotrzebowania. W takich sytuacjach musimy oszacować co będzie najkorzystniejsze dla firmy.

Co najbardziej lubicie w tej pracy?

AP: To dość trudne pytanie. Jestem już na takim etapie, że wszystko jest już częściowo automatyczne. Największą frajdę sprawia praca nad nowym produktem.

JG: Dla mnie jest to moment kiedy produkt wchodzi na magazyn i mogę wysłać informację, że jest już dostępny i można go oferować klientom.

MZZ: Co jest dla Was najbardziej obciążające? Czy to jest praca nad nowym produktem, czy nad takim, który już funkcjonuje na rynku?

JG: Najważniejsza jest dostępność surowców. Tu nie ma różnicy czy to jest nowy produkt, czy ten już funkcjonujący na rynku. Praca nad premierą kosmetyku jest jednak bardziej inspirująca niż działania z ofertą bieżącą.

MZZ: Co jest w tej pracy najtrudniejsze?

JG: Krótki termin realizacji, bo to zawsze bardzo komplikuje zarówno proces dostaw, jak i produkcję. Wymaga przełożenia całego planu, przeorganizowania wszystkiego. Im krótszy termin, tym więcej pracy. Warto dodać, że podczas pandemii, czyli trudnego czasu jeśli chodzi o dostawy, bardzo nam pomogła współpraca z zaprzyjaźnionymi firmami. Wymieniamy się brakującymi surowcami, co nam ułatwia pracę.

MZZ: Skoro Wasza przygoda z Organique trwa tak długo, to musi być w tej firmie coś takiego, co Was zatrzymało.

AP: Mamy tutaj wspaniałą atmosferę. Pożartujemy, powygłupiamy się, ale jak jest jakiś trudny temat to możemy na siebie liczyć.

JG: Przede wszystkim fakt, że się dobrze dogadujemy sprawia, że po prostu przyjemnie spędza się tu czas.  

MZZ: Tradycyjnie zapytam o Wasze ulubione produkty Organique.

AP: Mam największy sentyment do kul kąpielowych i pianek do mycia.

JG: Jestem fanem męskiego kremu do twarzy. Stosuję go regularnie, zauważam efekty, zatem trudno go nie lubić ;) Kule również lubię, moja cała rodzina je chętnie używa.

Dziękuję za rozmowę i życzę, żeby wszystko zawsze było dopięte na ostatni guzik i jak najmniej projektów z krótkimi terminami realizacji ;)